人に情報を伝える時、考慮しなければならないことがあります。
・相手にどんな目的で伝えるのか？
・相手との情報差はどのくらいか？
・相手の知識レベルは？
・相手の理解度はどのくらいか？
・相手の感情の状態は？
・相手はどのようなスキーマ（思考の癖）があるか？
・相手との関係性は？
以上のことを考え、
・相手に情報を伝えることで、相手はどのように感じ、どのような行動をし、さらに相手は関係する人にどのように情報を伝えるのか？
・どのような情報を伝えると、相手の役割がスムーズに動けるのか？そのための必要な情報とは？
ここまで考えると、
「いつ（When）、どこで（Where）、誰に（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、」
５Ｗが必要なことがわかってきます。
たとえば、私が役員として活動していたときの話です。
個人で旅行にいく時などで、数日メールの返信が出来ないときは、
・いつ→予定が確定したときすぐに。
・どこで→自宅からメールで。または例会終了後などに。
・誰に→役員の皆さんに。
・何を→メールが返信できない予定日。
・なぜ→自分の状況を周知させることで、運営に支障が出ないようにするため。
以上のことを考えて、役員メールに流しておくのです。
そして、逆の立場で情報を与えられたときも、どのような情報をどのように受け取ったのかを、発信者にオウム返しのようにお伝えすると、さらに情報伝達が確実になり、意思疎通における余計な問題が発生しにくくなります。
以前、会社で現場監督をしていたときも、伝える情報には直接関係の無い方にもお伝えするようにしておりました。
そうすることで、私の状況が班全員に周知され、現場の作業者も、何かあった時には自分の判断で動くことが出来るのです。
人によっては、このようなことを全く考えもせず、何も伝えない方もいらっしゃいます。
「そのくらい、いちいち説明しなくても、大人だからわかるでしょ」
こう言って、いい加減な例会運営をしてしまうのです・・・。
これは、混乱を招く元になります。
- 例会を休む。
これは、とても大切なことだと思います。
例会より、ご自身の体調や、家族の予定を最優先にすべきです。当然ですよね。
ただ、休むなら休むで、その旨の情報を伝えなければならないのです。
なぜなら、私たちは「組織で」活動しているからです。
- 簡単な連絡でも良い
忙しくてどうしてもトーストマスター活動が出来ない、というときは、一つ連絡を入れていただければいいのです。
その「一つの連絡」すら出来ない状態は、ありえますでしょうか？
メール一文送るだけの時間も無いのでしょうか？
そんなことは、ありえませんよね。
★重要★
情報共有をしっかりやるだけでも、意思疎通のレベルや例会運営の品質は格段に上がります！
以上のことは、リーダーシップマニュアルの＃10「チームビルディング」から考えたものです。